Se préparer au télétravail

Mise à jour 13/03/2020

Ca y est le travail sort officiellement de l’entreprise, avec l’invitation hier du Président Macron à travailler au maximum en télétravail. On s’y était un peu préparé avec les grèves des transports en commun. Certaines entreprises s’y étaient mises, d’autres pas. La crise du corona virus pousse la France, les entreprises, les familles, les individus à s’organiser autrement.

Depuis deux ans que j’ai mon activité, je travaille souvent de chez moi. Il y a des jours faciles avec une grande efficacité et liberté. Il y a aussi des jours où à la fin de la journée je me demande si j’ai travaillé…

Partage d’expérience d’un télétravailleur indépendant

Je vous partage donc quelques « petits trucs » de ces deux ans à travailler souvent de chez moi. Ceux qui me connaissent reconnaitront ce que j’arrive à appliquer ou pas encore 😉

Commençons par les bénéfices : la qualité, la liberté

Pour les parisiens et habitants de grandes villes qui doivent passer plusieurs heures par jour dans les transports en commun, le télétravail va commencer par rallonger la durée de votre journée. Que ferez vous de vos 1 à 3 heures quotidiennes passées dans les bouchons ou métros bondés ?

Personnellement ce que j’apprécie le plus dans le télétravail est que cela me permet* :

  • D’avoir une meilleur concentration sur ce que je fais
  • De produire une meilleure qualité de travail en réussissant à libérer des espaces temps sans distraction :
    • Pas d’email
    • Pas d’internet
    • Pas de collègues qui passent poser une question ou qui n’ont pas envie de travailler
    • Pas de réunions (in?)-utiles
    • Moins de bruit, sonorité
  • De créer et développer la confiance au sein de l’entreprise ou avec les clients.
    Dans mes précédentes fonctions en tant que salarié, j’ai pu expérimenter de travailler avec des managers qui me laissaient complètement autonomes à gérer mon temps, mes actions, mon télétravail. Et aussi une autre, où je devais tout justifier, quand il s’agissait de télétravailler. Cela n’a pas vraiment amélioré la confiance avec le manager.
  • De créer un meilleur équilibre de vie pro/perso
    Le fait de pouvoir s’organiser comme je veux, peut me permettre plus de flexibilité :
    • De faire une petite course en dehors de heures d’affluence
    • De travailler aux heures qui me conviennent le mieux. Je suis du matin, et il m’arrive régulièrement de travailler vers 5h30. Cela serait compliqué dans un bureau d’entreprise.
    • De lancer des tâches en temps masqué (lessive, repas…)
    • De gagner du temps dans les transports

*Ça c’est dans le meilleur des cas !

La discipline du télétravailleur

Ce que je vous ai décrit plus haut est réalisable si j’arrive à me discipliner, à mettre en place des règles qui sont bonnes pour moi et mon travail. Honnêtement, au quotidien, ce n’est pas tous les jours évident !

Voilà les écueils possible du télétravailleur*:

  • Faire tous les jours la grasse mat’ et commencer sa journée après 9h
  • Ne pas se laver, rester en caleçon toute la journée
  • Allumer la télévision, la radio
  • Se faire happer par internet : surfer sur les facebook, youtube, linkedin ou les sites internet
  • Passer une trop grande partie de sa journée à faire autre chose que travailler (ménage, s’occuper des enfants, regarder les nouvelles)
  • Ne pas garder sa concentration ni un rythme de travail
  • Ne pas sortir de chez soi de la journée (et oui, le risque est aussi de trop travailler !)
  • Négliger son poste de travail (écran, souris, table, chaise) : mal de dos, mal à la tête peuvent vite débarquer si on n’y prend garde !
  • Ne pas faire de break de la journée en étant trop concentré sur son travail : ça m’est arrivé en cas de stress ou coup de bourre !
  • S’isoler socialement

*tout ce qui est noté ici est issu de mon vécu…

Quelques bonnes pratiques pour bien télétravailler

Vous l’avez compris et sûrement aussi expérimenté, le télétravail a ses avantages et ses difficultés. Voici quelques bonnes pratiques :

Avoir un rythme adapté

Mettre en place un rythme et une gestion du temps efficaces et adaptés au télétravail.
Cela peut commencer par faire la « tout doux liste » de la journée. Ou aussi de supprimer les tâches urgentes non importantes pour se consacrer uniquement aux tâches importantes (urgentes et non urgentes). Voir diagramme d’Eisenhower.

C’est aussi de faire des pauses, comme on les fait dans l’environnement de l’entreprise. Ou de bien déjeuner et de ne pas grignoter au fil de la journée. Je m’autorise aussi à faire des courtes siestes (18 minutes) si je sens que je fatigue. Une balade après le déjeuner pour m’aérer ou du sport pour commencer la journée.

Créer un espace de travail confortable

C’est vraiment un élément clé : où travaillerez vous ? Je préconise de travailler dans un espace dégagé, lumineux, sans trop de bruit et isolé du reste de la famille si vos enfants sont dans votre logement. Avoir un lieu dédié pour le travail peut permettre de faire une coupure entre vie perso et vie pro.

Il est important de ne pas négliger le matériel. Notre corps (en particulier nos yeux et notre dos) se rappelle à nous sinon.

Les équipement et matériels que l’on pourra utiliser :

  • Ordinateur portable ou fixe.
  • Ecran fixe et souris si l’on utilise un ordinateur portable
  • Imprimante, papier, cartouches
  • Partage de connexion internet : soit via le wifi, ou un câble ethernet. Vous pouvez aussi utiliser le partage de connexion de votre forfait de téléphone (bien pratique si vous n’êtes pas chez vous).
  • Un VPN (Virtual Private Network) peut vous être imposé par l’entreprise et vous permettre de mieux gérer les risques de confidentialités, de virus informatiques ou de ransomware.
  • Mémoire externe (pour faire des backups et stocker ses données) et éventuellement batterie de secours
  • Casque antibruit ou réducteur de bruit

Prendre soin de sa santé mentale, sociale et physique

Santé Mentale

  • Profiter des temps où l’on n’est plus dans l’urgence pour se former (via des mooks, des conférences, des lectures de livres, des formations, des partages entre pairs (type co-développement))
  • Ne pas faire que travailler
  • Avoir un rythme adapté (juste balance entre ne pas travailler et travailler trop)
  • Prendre soin de soi (« la tête, le cœur et les mains »)
  • Contempler, se connecter à la nature quand cela est possible

Santé sociale*

  • Déjeuner avec d’autres personnes (chez soi ou en dehors pour faire un vrai break)
  • Rester en contact avec ses collègues et clients via le téléphone, la slack, les outils de télécommunication
  • Ne pas travailler le soir, si on a déjà travaillé la journée
  • Faire partie d’associations

*en temps de corona virus, vous apprécierez par vous-même ce qu’il est opportun de faire ou ne pas faire. Je partage juste mon expérience

Santé physique et respect de soi

  • Se laver
  • Aérer le logement
  • Se laver les mains
  • En lien avec le corona virus : désinfecter régulièrement rampes, poignées de porte, boutons d’ascenseur. Faut il aussi désinfecter le clavier et la souris s’ils sont utilisés par plusieurs personnes ?
  • Pratiquer de l’activité physique (marcher 10 000 pas par jours)
  • Faire une sieste
  • Boire de l’eau tout au long de la journée, ne pas trop boire de café

Quelques applications utiles pour le télétravail

Ceux qui font déjà du télétravail ou du travail collaboratif ne découvriront rien. Ceux qui débutent pourront découvrir :

  • G Suite (Word, Excel, Power Point de Google). Permet de travailler en ligne (et en local aussi), à plusieurs et de télécharger différents formats
  • Microsoft office 365 : même fonctionnalité que G Suite
  • Logiciels de téléconférence : Zoom, Skype
  • Stockage sur le cloud : Google Drive / One Drive / Drop Box
  • Partage de fichiers : wetransfer
  • Gestionnaire de mots de passe : il en existe plusieurs, je n’ai pas testé personnellement
  • Animation de réunion interactive : klaxoon
  • Partage et organisation des échanges: slack

Ces logiciels devraient d’ailleurs profiter de la crise du Corona Virus pour se déployer. Il existe d’ailleurs un nouvel indice boursier « Stay at home index » qui regroupe toutes ces applications.

Mettre en place les bons logiciels de sécurité

Cela peut passer par un anti virus, un VPN, un antimalware, des sauvegardes sur le cloud et en physique.

Gratuit ou payant ?

Comment choisir entre gratuit et payant ? Si vous ne payez pas, c’est que c’est vous le produit. Si cela ne vous dérange pas d’être le produit et que votre enjeu ou utilisation est minimale, c’est souvent la bonne solution, ou plutôt la première étape.

Stratégie pour sauvegarder ses données : la règle 3-2-1

Il existe deux groupes de personnes : celles qui ont déjà connu une défaillance de stockage et celles qui en connaîtront une dans le futur. Sauvegarder ses données signifie de :

  • Disposer de trois copies de ses données au moins 
  • Stocker ces copies sur deux supports différents (ex cloud et mémoire externe)
  • Conserver une copie de la sauvegarde hors site.

Inspiration

Quelques sources de conférences, interviews ou podcast, livres qui me nourrissent et que j’écoute régulièrement pour m’inspirer :

Conférences et interviews sur le web:

  • Tedex
  • Visages (interviews de Thierry Lyonnet sur RCF). Celle de Mr Petzl m’a par exemple beaucoup nourri.
  • Thinkerview
  • Questions pour tous
  • Forum Zachée

Livres sur ma table de chevet en ce moment:

  • Nassim Taleb: le cygne noir et anti fragile
  • Philippe Silberzahn: effectuation
  • Vincent Lehnardt (clin d’oeil à mes pairs de formation coaching et aux 008): mes 10 strategies de coaching, les responsables porteur de sens…
  • TOB: Théorie Organisationnelle de Berne (un outil super simple et puissant d’analyse des organisations)
  • Marc dugain: Transparence
  • Giono: le Hussard sur le toit (écho avec l’actualité?)

Voilà !

Je relis ce post, et me dis que j’ai encore du boulot à faire pour mieux m’organiser et prendre encore plus soin de moi !

Et vous, avez-vous d’autres petits trucs pour bien travailler en télétravail ?

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